酒類受払帳とは？記帳義務で書く内容・様式・保存期間と3か月一括記帳

酒類販売業免許を受けたら、仕入れと販売を帳簿に記録する義務があります。この帳簿のことを、実務では酒類受払帳と呼びます。

この記事では、酒税法と国税庁の手引が求めている記帳の中身を確認したうえで、受払帳の作り方、保存のしかた、記帳を怠った場合の扱いまで整理します。

受払帳は法律上の名前ではありません

酒税法にも国税庁の手引にも、受払帳という言葉は出てきません。出てくるのは「帳簿」です。仕入れで受け入れ、販売で払い出すという動きを記録するため、実務でこう呼ばれています。

名前が決まっていないのと同じように、様式も決まっていません。手引は「帳簿の様式は定めていませんので、適宜の様式を使用してください」と述べています。市販の酒類受払帳を買う必要はなく、ご自身で作って構いません。

酒税法第46条が求めていること

酒税法第46条は、酒類の販売業者は政令で定めるところにより、販売に関する事実を帳簿に記載しなければならないと定めています。この条文が記帳義務の根拠です。

では何を書くのか。条文は政令に委ねていて、具体的な中身は国税庁の手引が示しています。

区分	帳簿に書く事項
仕入れ	酒類の品目別および税率の適用区分別（アルコール分別など）に、仕入数量・仕入価格・仕入年月日・仕入先の住所及び氏名又は名称
販売	酒類の品目別および税率の適用区分別（アルコール分別など）に、販売数量・販売価格・販売年月日・販売先の住所及び氏名又は名称

販売先の住所と氏名又は名称は、手引の注に明記されているとおり省略できます。小売では相手が不特定多数なので、この省略があることで現実的な運用になります。仕入先のほうは省略できません。

売り場の点検や記帳の確認をするのが酒類販売管理者です。選べる人と届出の書き方は別の記事にあります。

あわせて読みたい酒類販売管理者の選任届出書｜書き方と記入例、選べる人・標識の記載事項

品目別・税率の適用区分別とは何か

記帳で最初につまずくのがこの言葉です。品目とは酒税法第3条が定める清酒、ビール、果実酒、リキュールなどの区分で、全部で17あります。銘柄や商品名ではありません。

税率の適用区分は、同じ品目でも適用される税率が分かれる場合の区分です。アルコール分によって税率が変わる品目があるため、そこを分けて記録します。

どちらも商品ラベルの品目表示とアルコール分の表示で確認できます。酒類とはで4種類17品目の分け方を整理しています。

4種類17品目の分け方は、酒類とはの記事で一覧にしています。

あわせて読みたい酒類とは？酒税法の4種類17品目を一覧でわかりやすく解説

受払帳の列をどう作るか

表計算ソフトで作る場合の一例です。品目ごとにシートを分け、1行1取引で書いていきます。

列	入れる内容	備考
年月日	仕入れまたは販売の年月日	日付順に並べます
区分	仕入／販売	受け入れか払い出しかが分かれば足ります
品目	清酒、ビールなど	シートを品目別に分ける場合は不要
税率区分	アルコール分など	分かれない品目は空欄で構いません
数量	本数やリットル	単位をそろえます
価格	仕入価格または販売価格	税込か税抜かを決めておきます
仕入先	住所と氏名又は名称	仕入れの行だけ。販売先は省略できます
残数量	前行の残数量に増減を反映	在庫が常に分かります

最後の残数量の列があると、年度末の在庫数量がそのまま出せます。酒類の販売数量等報告書は品目別の販売数量の合計と年度末の在庫を書くので、この列が効いてきます。

3か月分をまとめて書ける場合

小売では1日の販売件数が多く、1件ずつ書くのは現実的ではありません。手引は、次の2つを厳守する場合に限り、販売した数量と販売年月日について3か月を超えない期間の合計数量で一括記帳できるとしています。

• 仕入れた酒類の全部について、仕入れに関する事項がすべて記載された伝票を仕入先から交付を受け、それを5年以上保存しておくこと
• 3か月を超えない月の月中（その月が会計年度の最終月にあたる場合はその月末）において実地棚卸しを行うこと

2つとも満たす必要があります。仕入伝票をきちんと受け取って保存し、少なくとも3か月に1度は棚卸しをする、という運用です。これができれば、販売のほうは期間ごとの合計で足ります。

どこに置いて、いつまで保存するのか

帳簿は販売場ごとに常時備え付けておきます。本店でまとめて保管するのではなく、それぞれの販売場に置きます。免許が販売場ごとに与えられているためです。

保存期間は帳簿閉鎖後5年間です。3か月一括記帳の条件として仕入伝票を5年以上保存することが求められているので、伝票も同じ期間そろえて保管します。

手引には、税務署の職員が検査取締り上必要と認めたときは、仕入れと販売に関する帳簿を検査することがあると書かれています。求められたときに出せる状態にしておきます。

帳簿を電子で持つ場合の決まり

表計算ソフトで作った帳簿を、紙に印刷せずデータのまま残しておきたい場合があります。このときは電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）が関わってきます。同法第2条第2号は国税関係帳簿を「国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿」と定義していて、酒税は国税ですから、酒税法第46条の帳簿もここに入ります。

同法第4条第1項は「保存義務者は、国税関係帳簿（中略）の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる」と定めています。

財務省令（同法施行規則第2条第2項各号）が求めている最低限の要件は3つです。

要件	何をしておくか
システムの概要書等	使っている表計算ソフトや会計ソフトの概要が分かる書類を備え付けておく
見読可能装置	ディスプレイやプリンタで、整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく
ダウンロードの求め	電磁的記録の提示・提出を求められたときに応じられるようにしておく

条文には税務署長の承認という要件はありません。国税庁は令和3年度税制改正前の扱いを「税務署長の承認を受けた状態」と呼び分けて案内しています。なお、訂正や削除の履歴を確認できるシステムを使い、帳簿間の相互関連性と検索機能まで満たしたものは「優良な電子帳簿」として別に整理されていますが、酒税法の記帳義務を果たすだけであれば上の3つで足ります。

記帳を怠った場合の罰則

記帳義務には罰則があります。酒税法第58条は、次のいずれかに該当する者は1年以下の拘禁刑（懲役と禁錮に代わる刑）または50万円以下の罰金に処すると定めていて、その第9号が記帳義務にあたります。

書かない、嘘を書く、隠す。この3つが並んでいます。様式が自由であることと、書かなくてよいことは別の話です。

免許そのものへの影響もあります。酒税法は、酒類販売業者が酒税法に違反して罰金刑に処せられた場合を、免許の取消事由としています。

免許を受けたあとに続く義務は、記帳以外もまとめて別の記事に整理しました。

あわせて読みたい酒類販売業免許を取ったあとの義務まとめ｜記帳・報告・管理者・標識と罰則

帳簿と報告書のつながり

日々の記帳は、年に1度の報告書のためにあります。毎年4月30日までに出す販売数量等報告書では、年度の品目別販売数量の合計と年度末の在庫数量を書きます。

帳簿が品目別に分かれていれば、合計するだけで数字が出ます。分かれていないと、1年分の伝票を品目に振り分ける作業から始めることになります。記帳の形を最初に決めておく価値はここにあります。

販売数量等報告書は毎年4月30日までです。帳簿からの集計の仕方は別の記事にあります。

あわせて読みたい酒類の販売数量等報告書とは？毎年4月30日までの提出と書き方・帳簿からの集計

実務で迷いやすい場面

返品があったとき

仕入れた酒を仕入先に返した場合や、売った酒が返品された場合は、数量が動きます。帳簿の上でも動かしておかないと、在庫が合わなくなります。マイナスで書くか、区分の欄に返品と書いて数量を戻すか、どちらかに決めておきます。

破損や廃棄が出たとき

瓶を割った、期限切れで処分した、という場合も在庫は減ります。記録がないと、棚卸しのときに数が合わない理由が説明できません。日付と数量を残しておきます。

自分で飲んだとき

店の在庫からご自身用に持ち出した場合も、在庫からは出ています。売上ではないので、区分を分けて記録しておくと、あとで数字を説明しやすくなります。

在庫を別の倉庫に置くなら、蔵置所の設置報告が必要です。

あわせて読みたい酒類蔵置所設置・廃止報告書とは？別の倉庫に在庫を置くときの手続と提出先

いつから書き始めるか

記帳は免許を受けた日から始めます。開店の日ではありません。免許を受けてから開店までのあいだに仕入れた分も、入庫として記録します。

最初の1行で迷いやすいのが、すでに手元にある在庫の扱いです。免許を受けた時点で販売場にお酒がある場合は、その数量を期首の残高として先に書いてから、そのあとの動きを追っていきます。

場面	書き方
免許を受けた時点で在庫がある	品目別に数量を書き、期首の残高として記録します
免許を受けたあとに仕入れた	入庫として、日付、仕入先、品目、数量を記録します
開店前に見本として使った	出庫として、用途が分かるように記録します
棚卸しで数が合わなかった	差を記録し、理由が分かるようにしておきます

帳簿は販売場ごとに備えます。本社でまとめて1冊にすると、販売場ごとの残高が出せなくなります。

免許通知書が届いたらやることは、別の記事にまとめています。

あわせて読みたい酒類販売業免許通知書とは？届くまでの流れ・書かれている条件・受け取ったらやること

売上のレジ記録との関係

小売の販売を1件ずつ書いていくと、店頭販売では現実的に回りません。レジの日計や売上集計から品目別の数量を拾って、まとめて記録する形にします。

このとき、レジの商品マスタを酒税法の品目に合わせて作っておくと、集計がそのまま帳簿に使えます。銘柄ごとの登録でも、品目の欄を持たせておけば集計できます。開業の準備で商品を登録するときに決めておくと、あとの手間が大きく変わります。

この手続きをご自身で進めるか専門家に任せるかで迷っている場合は、酒類販売業免許は自分で申請できるかで費用と時間の違いを比べています。

頼むか自分でやるかは、費用と時間の両方を並べてから決めても遅くありません。

あわせて読みたい酒類販売業免許は自分で申請できる？行政書士に頼む場合との費用と時間の違い

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